چشم انداز فعالیت هیات مدیره:

هیئت مدیره انجمن نیکوتینی‌های فرانام با الهام از اصول دوازده‌گانه و سنت‌های این انجمن، خود را متعهد می‌داند تا با ایجاد ساختاری شفاف، پاسخگو و مبتنی بر اعتماد، بستری پایدار برای بهبودی اعضا و گسترش پیام رهایی از اعتیاد به نیکوتین فراهم کند. ما بر این باوریم که با تقویت همکاری‌های درونی و ارتباطات بیرونی مؤثر، می‌توانیم انجمن را به مکانی امن و الهام‌بخش برای تمامی جویندگان بهبودی تبدیل کنیم. هیئت مدیره انجمن نیکوتینی‌های فرانام در تلاش است تا با همکاری اعضا و ارتباطات مؤثر بیرونی، این انجمن را به عنوان مرجعی معتبر و امید بخش در زمینه‌ی رهایی از اعتیاد به نیکوتین معرفی کند.

محورهای اصلی چشم‌انداز:

۱-حفظ یکپارچگی و اصالت انجمن:

– پایبندی به اصول گمنامی و سنت‌های انجمن در تمامی تصمیم‌گیری‌ها و فعالیت‌ها.

– تضمین خود اتکایی انجمن و عدم وابستگی به نهادهای خارجی.

۲- توسعه‌ی خدمات بهبودی:

– طراحی و اجرای برنامه‌های مؤثر برای حمایت از اعضا در تمامی مراحل بهبودی.

– ایجاد فضایی امن و فراگیر برای تبادل تجربیات و تقویت روحیه‌ی جمعی.

۳- تقویت ارتباطات درونی:

– افزایش مشارکت اعضا در تصمیم‌گیری‌ها و فعالیت‌های انجمن.

– توسعه ساختاری منسجم از گروه‌های محلی و منطقه‌ای برای پشتیبانی از بهبودی اعضا.

۴- گسترش ارتباطات بیرونی:

– تعامل سازنده با مراکز درمانی و نهادهای اجتماعی برای معرفی برنامه‌های انجمن.

– انتشار پیام رهایی از نیکوتین از طریق مشارکت در مجامع سلامت عمومی و برنامه‌های آموزشی.

– افزایش آگاهی عمومی درباره‌ی فعالیت‌های انجمن.

۵-شفافیت و مدیریت پایدار:

– نظارت بر منابع مالی و انسانی با رعایت اصول پاسخگویی و مسئولیت‌پذیری.

– برنامه‌ریزی بلندمدت برای تضمین پایداری و رشد انجمن در سطح محلی و منطقه‌ای

شرح وظایف مدیرعامل:

۱- اداره دفتر مرکزی توسط مدیرعامل صورت می‌گیرد. مدیرعامل موظف است جهت امور اجرایی کلان (مانند عقد قراردادهای مهم، تغییرات ساختاری) با اعضای هیئت مدیره مشورت نماید.

۲- مدیرعامل به‌عنوان مسئول دفتر مرکزی و نماینده هیئت مدیره ، موظف به حضور فعال در جلسات شورای منطقه و جلسات هماهنگی خدمتگزاران است.

۳-حضور منظم در جلسات هیئت مدیره (حضوری/ویدئوکنفرانس) و پیگیری اجرای مصوبات.

۴-برنامه‌ریزی و بودجه‌بندی سالانه دفتر مرکزی و ارائه آن تا پایان آذرماه به شورای منطقه جهت تأیید و تأمین منابع.

۵-اجرا و پیگیری امور مالیاتی انجمن در ادارات مرتبط.

۶-عقد قراردادهای رسمی با مشورت و تأیید اکثریت هیئت مدیره و رابطین شورا منطقه، امضای نهایی توسط مدیرعامل صورت می‌گیرد.

۷- همکاری مستمر با مسئول کمیته روابط عمومی جهت پیشبرد اهداف سالانه.

۸-هماهنگی با منشی هیئت مدیره جهت تنظیم و ارسال صورت‌جلسات به شورای منطقه.

۹- برگزاری جلسات دوره‌ای با نمایندگان استانی جهت پایش فعالیت‌ها.

۱۰- در مراجعه به سازمان‌ها/نهادها، اطلاع‌رسانی به روابط عمومی و همراهی حداقل یک عضو هیئت مدیره و مسئول کمیته اطلاع رسانی الزامی است.

۱1- استفاده از مهر انجمن منحصراً برای اسناد مالی/حقوقی با تأیید کتبی ۲ عضو هیئت مدیره امکان‌پذیر است.

۱2- مسئولیت حقوقی استفاده از مهر بر عهده مدیرعامل است.

۱3- افتتاح/تغییر حساب بانکی (مالکیت حقوقی) با حضور2 عضو مجاز از هیئت مدیره حق امضاخزانه دار و رئیس هیئت مدیره

۱4- پیگیری مسائل قانونی (تمدید پروانه، مالکیت معنوی) و گزارش به هیئت مدیره.

۱5- نماینده انجمن در جلسات ملی مرتبط با سلامت و ترک نیکوتین.

16- دوره مسئولیت: مدیرعامل حداکثر برای ۲ دوره متوالی ۲‌ساله انتخاب می‌شود.

۱7- گزارش‌دهی: ارائه گزارش عملکرد فصلی به هیئت مدیره مبتنی بر اهداف سالانه.

۱8- جانشین موقت: معرفی فرد تأییدشده توسط هیئت مدیره جهت غیاب‌های بیش از ۱ ماه

شرح وظایف رئیس هیئت مدیره:

۱- رهبری جلسات هیئت مدیره:

– برگزاری منظم جلسات ماهانه

– تعیین دستور جلسه با مشارکت نایب رئیس

– مدیریت فرآیند تصمیم‌گیری مبتنی بر اجماع

۲- نظارت بر اجرای مصوبات:

– پیگیری اجرای تصمیمات توسط مدیرعامل

– بررسی گزارش‌های عملکرد فصلی مدیرعامل

۳-توسعه استراتژیک:

– هدایت و همکاری در تدوین اهداف و برنامه‌های بلندمدت

– ارزیابی سالانه اهداف و پیگیری تحقق آن

۴- مدیریت ارتباطات داخلی :

-حفظ و تسهیل ارتباط بین اعضا هیئت مدیره و سایر یخش های انجمن

– میانجی‌گری در اختلافات و ایجاد فضای همکاری

۵-نظارت مالی:

– همکاری موثر با خزانه دار و بررسی گزارش‌های مالی فصلی خزانه‌دار

– تأیید بودجه و تنظیم گزارش مالی شفاف سالانه با همکاری نمایندگان استانی

۶- حمایت از اهداف انجمن:

– تشویق اعضا و داوطلبان به مشارکت فعال در فعالیت های انجمن

– حمایت از برنامه های آموزشی و حمایتی و اطلاع رسانی انجمن

۷- پاسخگویی به اعضا:

– ارائه گزارش عملکرد در مجمع عمومی سالانه

– ایجاد صندوق پیشنهادات آنلاین (ایجاد ایمیل ارتباطی مستقیم اعضا با هیئت مدیره)

۸- امور اداری:

– تأیید نهایی صورت‌جلسات

– نظارت بر رعایت اساسنامه

۹-دوره مسئولیت:

– حداکثر ۲ دوره ۲ساله

10- مدیریت بحران:

– اختیار تشکیل جلسه فوری در شرایط اضطراری

شرح وظایف نایب رئیس هیئت مدیره:

1- پشتیبانی از رئیس هیئت مدیره:

– انجام کلیه وظایف رئیس در زمان غیاب یا استعفای ایشان.

– اختیار امضای اسناد رسمی به‌جای رئیس با تأیید هیئت مدیره.

-کمک به هماهنگی و برگزاری جلسات و فعالیت های هیئت مدیره

۲-همکاری در مدیریت جلسات:

– کمک به رئیس در تهیه دستور جلسه و توزیع پیش‌از‌موعد اسناد.

– نظارت بر ثبت دقیق صورت‌جلسات توسط منشی و تأیید نهایی آن.

۳-پیگیری اجرای تصمیمات:

– کمک و پیگیری و نظارت بر اجرای مصوبات هیئت مدیره.

– گزارش به رییس در خصوص روند پیشرفت فعالیت ها.

۴-پشتیبانی از نمایندگان استانی:

– ارتباط مستمر با نمایندگان استان‌ها و جمع‌بندی چالش‌های منطقه‌ای.

– پیشنهاد راهکارهای عملیاتی برای بهبود خدمات استانی.

5- نظارت بر اجرای پروژه‌ها:

– پیگیری پیشرفت پروژه‌های مصوب (مانند کارگاه‌های آموزشی).

– ارائه گزارش ماهانه به هیئت مدیره درباره تحقق اهداف پروژه‌ها.

۶-مدیریت بحران‌های عملیاتی:

– رهبری تیم واکنش فوری در شرایط اضطراری (غیرمالی).

– تهیه گزارش تحلیل ریشه‌ای بحران‌ها برای پیشگیری آینده.

۷- توسعه منابع انسانی:

– پیشنهاد برنامه‌های آموزش رهبری به هیئت مدیره.

۸- ارتباط با نهادهای همسو:

– نمایندگی انجمن در جلسات سازمان‌های غیردولتی مرتبط (با همراهی روابط عمومی).

– توسعه تفاهم‌نامه‌های همکاری با تأیید هیئت مدیره.

۹-دوره مسئولیت:

– حداکثر ۲ دوره متوالی ۲ساله (همزمان با دوره ریاست).

بند اخلاقی پایانی

10-نایب رئیس موظف است:

– در تصمیم‌گیری‌ها اصل بی‌طرفی را رعایت کند.

– از هرگونه موازی کاری با وظایف مدیرعامل پرهیز نماید.

– محرمانگی اطلاعات داخلی را حفظ کند.

 شرح وظایف دبیر هیئت مدیره: 

۱-ثبت صورت‌جلسات:

– مستندسازی دقیق مصوبات، تصمیمات و مباحث جلسات هیئت مدیره ظرف ۴۸ ساعت پس از برگزاری.

– ثبت اسامی حاضرین، غایبین و علت غیبت.

2- بایگانی اسناد:

– طبقه‌بندی و نگهداری ایمن کلیه‌ی اسناد انجمن (اساسنامه، مصوبات، مکاتبات رسمی).

– ایجاد سیستم بازیابی سریع اسناد با رعایت اصل محرمانگی.

۳-مکاتبات رسمی:

– تهیه، ارسال و ردیابی نامه‌های اداری با تأیید رئیس/مدیرعامل.

– نگهداری نسخه‌ای از کلیه مکاتبات صادرشده و دریافت‌شده.

۴- اطلاع‌رسانی جلسات:

– منشی موظف است زمان و مکان و دستور جلسه را ظرف ۷۲ ساعت پیش از برگزاری جلسات.

– اعلام تغییرات برنامه (زمان/مکان) به‌صورت فوری.

۵- هماهنگی تقویم فعالیت‌ها:

– به‌روزرسانی تقویم جلسات هیئت مدیره، کمیته‌ها و برنامه‌های عمومی.

– یادآوری مهلت‌های مهم (ارسال گزارشات، ضرب‌الاجل‌ها).

۶-پشتیبانی اداری:

– آماده‌سازی مستندات مورد نیاز برای جلسات (گزارشات، پرونده‌های قبلی).

– همکاری با مدیرعامل در امور دفتر مرکزی.

۷- حفظ اسناد عضویت:

– نگهداری امن لیست اعضای هیئت مدیره و نمایندگان استانی.

– به‌روزرسانی تغییرات احتمالی در عضویت هیئت مدیره  و اطلاعات تماس.

۸- دوره مسئولیت:

– حداکثر ۲ دوره متوالی ۲ ساله

۹- تحویل مسئولیت:

– تحویل کامل بایگانی اسناد و سیستم دسترسی‌ها به منشی جدید.

10-منشی موظف است:

– بی‌طرفی کامل در ثبت صورت‌جلسات را رعایت کند.

– از افشای اطلاعات محرمانه هیئت مدیره خودداری نماید.

– اسامی و اطلاعات شخصی اعضا را صرفاً برای امور اداری ضروری استفاده کند.

شرح وظایف خزانه‌دار هیئت مدیره:

1-مدیریت وجوه مالی انجمن:

-دریافت گزارش اعانات، حمایت‌ها و هر نوع درآمد مرتبط با انجمن

-نگهداری و حفظ وجوه به صورت ایمن و مطمئن

2-تنظیم و پیگیری بودجه:

-همکاری با دیگر اعضای هیئت مدیره برای تهیه بودجه سالیانه

-نظارت بر اجرای بودجه و کنترل هزینه‌ها طبق برنامه تصویب شده

3-ثبت و نگهداری دقیق اسناد مالی:

-تهیه دفاتر حسابداری

-ثبت تمامی تراکنش‌های مالی به صورت منظم و دقیق

-نگهداری رسیدها، فاکتورها و مستندات مربوط به هزینه‌ها و درآمدها حداقل به مدت ۴ سال

4-گزارش‌دهی به هیئت مدیره:

-ارائه گزارش مالی منظم (ماهانه، فصلی یا سالیانه) به اعضای هیئت مدیره

-توضیح در مورد وضعیت مالی انجمن، درآمدها، هزینه‌ها و تراز مالی

5-هماهنگی با بازرسان:

-همکاری با بازرس اصلی برای بررسی و تایید صحت امور مالی انجمن

-پاسخگویی به سؤالات بازرس و آماده‌سازی اسناد لازم

-پیش‌بینی نیازهای مالی و تأمین منابع

-کمک به برنامه‌ریزی مالی بلندمدت انجمن

-پیشنهاد راهکارهایی برای جذب اعانات داوطلبانه و حمایت‌های بیشتر

6-رعایت اصول شفافیت و امانت‌داری:

-حفظ اعتماد اعضا و حامیان انجمن با رعایت شفافیت در امور مالی

-عمل به قوانین و مقررات مالی مربوط به انجمن‌های غیرانتفاعی وظایف خزانه‌دار انجمن نیکوتینی‌های فرانام

7-دوره مسئولیت:

حداکثر 2 دوره 2 ساله

 شرح وظایف بازرس هیئت مدیره:

۱-نظارت مستمر بر عملکرد هیئت مدیره:

– مسئولیت بررسی و نظارت بر عملکرد و مصوبات و فعالیت‌ها با اساسنامه، آیین‌نامه‌های داخلی و اهداف انجمن.

– بررسی مستندات جلسات و تصمیمات برای پیشگیری از انحراف از اصول ۱۲ سنت

۲-حسابرسی مالی دقیق:

– بازرسی ماهانه اسناد مالی (رسیدها، صورت‌حساب‌ها، دفاتر) برای تضمین شفافیت.

– تأیید صحت گزارش‌های مالی خزانه‌دار پیش از ارائه به مجمع عمومی.

۳- ارزیابی انطباق قانونی:

– نظارت بر تطبیق فعالیت‌ها با قوانین انجمن‌های مردم‌نهاد و مقررات دولتی.

– اعلام هشدار به‌موقع درباره تغییرات قانونی مؤثر بر انجمن.

۴- گزارش‌دهی شفاف به مجمع عمومی:

– ارائه گزارش کمیّتی و کیفی سالانه شامل:

– نقاط قوت/ضعف عملکرد هیئت مدیره

– انحرافات مالی (در صورت وجود)

– پیشنهادات اصلاحی در مورد عملکرد بهتر مالی به هیئت مدیره

– انتشار خلاصه ی غیرمحرمانه گزارش برای عموم اعضا

۵- پیشگیری و شناسایی تخلفات:

– بررسی فوری موارد سوءاستفاده مالی/اداری و اخطار کتبی به هیئت مدیره.

6- همکاری سازنده:

– ارائه راهکارهای اصلاحی به هیئت مدیره (نه فقط انتقاد).

– مشارکت در تدوین دستورالعمل‌های پیشگیرانه برای تقویت سلامت اداری.

۸- دوره مسئولیت و محدودیت‌ها:

– حداکثر ۲ دوره ۲ ساله

– ممنوعیت تصدی همزمان هر پست دیگر در انجمن (پست های تاثیر گذار)

بند اخلاقی و حقوقی

9-بازرس موظف است:

– بی‌طرفی کامل را حتی در صورت تعارض با دوستان شخصی رعایت کند.

شرح وظایف علی‌البدل بازرس هیئت مدیره:

1-جایگزینی بازرس اصلی در صورت غیبت یا عدم دسترسی:

-علی‌البدل بازرس موظف است در مواقعی که بازرس اصلی به هر دلیل (مانند غیبت، استعفا یا بیماری) قادر به انجام وظایف خود نباشد، جایگزین وی شده و وظایف بازرس را به صورت کامل انجام دهد

2-همکاری در امور نظارتی:

-علی‌البدل بازرس می‌تواند به صورت مستمر با بازرس اصلی همکاری کند و در بررسی امور مالی، عملکردی و انطباقی انجمن مشارکت داشته باشد.

3-آمادگی برای انجام وظایف نظارتی:

-علی‌البدل باید همواره آمادگی داشته باشد تا در کوتاه‌ترین زمان ممکن، جایگزین بازرس اصلی شود و به صورت مستقل وظایف نظارتی را انجام دهد.

4-گزارش‌دهی:

-در صورت جایگزینی، علی‌البدل بازرس موظف است گزارش‌های لازم را به مجمع عمومی و هیئت مدیره ارائه نماید.

5-رعایت اصول شفافیت و امانت‌داری:

-علی‌البدل نیز مانند بازرس اصلی باید در اجرای وظایف خود اصول اخلاقی، امانت‌داری و شفافیت را رعایت نماید.

6-دوره مسئولیت:

– حداکثر 2 دوره 2 ساله

– جایگزینی خودکار در صورت غیبت بیش از ۳ جلسه ی متوالی عضو اصلی.

شرح وظایف عضو علی‌البدل هیئت مدیره:

1-آمادگی برای جایگزینی عضو اصلی:

-عضو علی‌البدل باید همواره در جریان امور هیئت مدیره باشد و آمادگی داشته باشد که در صورت استعفا، فوت یا غیبت طولانی‌ مدت یکی از اعضای اصلی، مسئولیت‌های آن فرد را بر عهده بگیرد.

2-آشنایی با سیاست‌ها و برنامه‌ها:

-باید با مأموریت، سیاست‌ها، برنامه‌ها، و روندهای اجرایی انجمن به خوبی آشنا باشند تا در صورت لزوم بدون تأخیر وارد عمل شوند.

3-پشتیبانی از فعالیت‌های هیئت مدیره:

-ممکن است در برخی پروژه‌ها یا کمیته‌های فرعی شرکت داده شوند تا تجربه کسب کنند و در تصمیم‌سازی مشارکت داشته باشند.

4-پایبندی به اصول ۱۲گانه و سنت‌های انجمن:

-مانند سایر اعضای هیئت مدیره، عضو علی‌البدل نیز باید به اصول ۱۲ قدم، ۱۲ سنت و ۱۲ مفهوم خدماتی انجمن پایبند باشد.

5-تداوم خدمت‌گزاری با فروتنی:

-چون نیکوتینی‌های فرانام بر مبنای اصل “خدمت بی‌چشم‌داشت” عمل می‌کند، عضویت علی‌البدل نیز یک خدمت داوطلبانه است که باید با فروتنی، مسئولیت‌پذیری و روحیه مشارکت انجام شود.

6-دوره مسئولیت:

-حداکثر 2 دوره 2 ساله